Privacyverklaring
Privacyverklaring
Privacyverklaring Visa Service Desk B.V.
Datum: augustus 2024, versie 5
Samenvatting
Visa Service Desk verwerkt uw gegevens om u als klant de diensten te kunnen leveren die u heeft aangevraagd. Deze verwerking is gebaseerd op de levering van onze diensten, onderzoek naar hoe we onze service kunnen verbeteren en ons legitieme belang om de veiligheid en efficiëntie van onze activiteiten te waarborgen. Voor de verwerking van persoonsgegevens maken wij naast uw toestemming ook gebruik van de met u of uw werkgever overeengekomen dienstverleningsovereenkomst en als werkgever overeengekomen arbeidsovereenkomsten, en andere rechtsgrondslagen. Wij delen deze gegevens alleen met anderen als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als wij daartoe wettelijk verplicht zijn.
1. Voorwoord
Visa Service Desk verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en betrouwbaar. Wij geloven dat het belangrijk is dat u vertrouwen heeft in onze organisatie en vertrouwen heeft in al onze producten en diensten. Daarom zorgen wij er graag voor dat uw privacy en persoonlijke gegevens beschermd zijn. De regels voor de bescherming van uw privacy en persoonsgegevens zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Visa Service Desk handelt binnen de kaders van de wet.
1.1 Opbouw van de privacyverklaring
Visa Service Desk is de organisatie die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw gegevens. In onderstaande alinea's beschrijven wij welke persoonsgegevens wij verwerken en voor welke doeleinden wij dit doen. Ook leggen we uit voor welke diensten we deze gegevens verwerken en op welke wettelijke grondslagen we dit mogen doen, waaronder toestemming, contractuele noodzaak, gerechtvaardigde belangen en wettelijke verplichtingen. Het delen van gegevens met andere partijen komt aan bod, evenals de verwerking van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens wordt samen met de omgang met bewaartermijnen besproken. Tot slot is er een paragraaf toegevoegd over welke rechten je hebt als betrokkene en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Visa Service Desk.
1.2 Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en bankrekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren wij uw persoonsgegevens zodat deze niet meer te herleiden zijn tot een persoon. Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Dit omvat persoonsgegevens zoals vingerafdrukken, religie of overtuiging en medische gegevens. Het is bij wet verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij de organisatie zich kan beroepen op een specifieke uitzondering. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van een vingerafdruk of medische gegevens voor de aanvraag van een reisdocument (visum) met toestemming of tijdens de uitvoering van een dienstverleningsovereenkomst.
1.3 Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens?
Visa Service Desk is wettelijk verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens.
1.4 Wie is de functionaris voor gegevensbescherming, de privacyfunctionaris of de contactpersoon voor privacy?
De Functionaris Gegevensbescherming (DPO) voor Visa Service Desk is Michael Pols. Voor vragen kunt u contact met hem opnemen via het volgende e-mailadres: privacyofficer@visaservicedesk.com.
2. Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Voor het uitvoeren van onze diensten en producten gebruiken en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
2.1 - Welke informatie verstrekt u ons?
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij hanteren de volgende categorieën voor uw persoonsgegevens:
- Naam en contactgegevens: Dit zijn de voor- en achternaam van de contactpersoon en reiziger(s), huis- en/of kantooradres, e-mailadres en telefoonnummer.
- Betalingsgegevens: Dit betreft het bankrekeningnummer waarvan u de betaling aan Visa Service Desk heeft gedaan of gaat doen.
- Informatie over burgerlijke staat en nationaliteit: Dit betreft informatie zoals paspoortnummer, geboortedatum, nationaliteit, foto, burgerlijke staat, informatie over uw ouders en andere familie-informatie.
- Financiële gegevens: Dit zijn gegevens zoals uw bankrekeningnummer, uw salaris en bankafschriften.
- Informatie over werk en opleiding: Dit zijn gegevens over je opleiding, diploma's en werkgevers.
- Reisgeschiedenis en gegevens: De gegevens over uw aanstaande reis, bestemming(en), reden van reizen of aard van het bezoek, en uw reisgeschiedenis.
- Andere specifieke gegevens afhankelijk van het land: Afhankelijk van het land of de landen van bestemming waarvoor wij onze reisdocument- en legalisatiediensten aan u leveren, kunnen meer gedetailleerde persoonsgegevens of informatie van u worden gevraagd. Dit omvat: gegevens van sociale media, verzekering(en), gezondheidsgegevens en strafblad.
2.2 - Welke informatie verzamelen wij over u?
Visa Service Desk verzamelt geen gegevens van derden. Wij verwerken alleen de gegevens die wij van de betrokkenen zelf ontvangen.
3. Voor welke doeleinden gebruiken wij uw gegevens?
Wij gebruiken de hiervoor genoemde persoonsgegevens voor verschillende doeleinden. Voor het gemak hebben we dit opgesplitst in generieke hoofddoelen en meer specifieke subdoelen:
- Het verlenen van diensten: Het registreren in onze systemen, het opstellen van de overeenkomst/overeenkomst voor de levering van onze diensten, het verstrekken van gegevens aan ambassades of ingeschakelde derden voor de verwerking van reisdocumenten, visa en legalisaties, klantenservice, authenticatie van de klant, en het voltooien van financiële transacties en het versturen van bankafschriften.
- Onderzoek en statistieken: Het bijhouden van het aantal nieuwe klanten, het analyseren van deze gegevens en het verbeteren van onze website en systemen.
- Juridische geschillen: Het behandelen van dossiers in een juridisch geschil.
- Medewerkers: Wij verwerken persoonsgegevens van medewerkers voor verschillende doeleinden in verband met de arbeidsovereenkomst, de werkgever-werknemerrelatie en gegevens van sollicitanten.
4. Op basis van welke grondslag gebruiken wij uw gegevens?
Visa Service Desk verwerkt uw persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden:
- Toestemming: Visa Service Desk gebruikt toestemming als basis voor het versturen van onze nieuwsbrief. Deze toestemming wordt gevraagd via onze website, waar de klant zijn e-mailadres kan invullen en een vakje kan aanvinken. Visa Service Desk bewaart de toestemming voor aanmelding voor onze nieuwsbrief.
- Overeenkomst: Visa Service Desk gebruikt persoonsgegevens voor de uitvoering van dienstverleningsovereenkomsten/contracten voor de aanvraag en verstrekking van reisdocumenten, visa en legalisaties. Voordat deze overeenkomst in gang wordt gezet, wordt een klant geregistreerd in ons systeem. Dit wordt beschouwd als de precontractuele fase.
- Legitieme belangen: Visa Service Desk kan uw gegevens ook verwerken op basis van ons legitieme belang om onze diensten te verbeteren, de veiligheid van onze activiteiten te waarborgen en te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Wettelijke verplichtingen: We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is om te voldoen aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
5. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming
Visa Service Desk maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, aangezien dit niet noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Dit betekent dat wij bijvoorbeeld geen gebruik maken van profilering.
6. Delen wij uw gegevens met andere partijen?
Visa Service Desk deelt persoonsgegevens met organisaties die zich bezighouden met de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Deze derden zijn onder andere ambassades, websitebeheerders en hostingpartijen. Zij verwerken in opdracht van ons persoonsgegevens om u de juiste service te kunnen bieden.
Visa Service Desk verstrekt ook persoonsgegevens aan de ambassades van landen of organisaties die zijn aangewezen door de ambassades/overheden van landen die de aanvraag en verstrekking van reisdocumenten, visa en legalisaties faciliteren.
Daarnaast maakt Visa Service Desk gebruik van een aantal leveranciers van softwareprogramma's. Deze leveranciers hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze programmeurs en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken te maken over een zorgvuldige omgang met uw gegevens.
Visa Service Desk ziet erop toe dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de relevante wettelijke kaders valt. Dit betekent onder andere dat wij met deze derden afspraken maken om ervoor te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om onze klanten te verzekeren dat hun privacy gewaarborgd is. Dergelijke afspraken kunnen echter niet worden gemaakt met de overheden, ambassades en derden die door deze overheden of ambassades worden ingeschakeld voor de aanvraag en verwerking van onder meer visumaanvragen. Deze overheden, ambassades en de door hen ingeschakelde derden stellen op basis van hun eigen nationale regels hun eigen nationale wet- en regelgeving vast, en de door deze landen vast te stellen inreis- en visumvoorwaarden.
7. Worden uw gegevens doorgegeven buiten de EU?
Om de diensten die wij aanbieden op het gebied van reisdocumenten en legalisaties te kunnen leveren, is het noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan de ambassade van het land van uw beoogde reisbestemming. Dit betekent dat het voor het nakomen van de dienstverleningsovereenkomst noodzakelijk is dat wij gegevens aan deze landen verstrekken voor de aanvraag of verstrekking van de reisdocumenten, visa of legalisaties. Afhankelijk van je reisbestemming kan dit ook een land buiten de EU zijn. Deze landen en instanties zijn hiervoor zelfstandig bevoegd op basis van hun eigen nationale wet- en regelgeving.
Visa Service Desk draagt er zorg voor dat eventuele andere derden die geen overheden, ambassades of door die overheden of ambassades ingeschakelde derden zijn, persoonsgegevens uitsluitend binnen de EU verwerken. Bij het doorgeven van uw gegevens naar landen buiten de EU zorgt Visa Service Desk ervoor dat passende waarborgen, zoals Standard Contractual Clauses (SCC's), aanwezig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen.
8. Hoe beschermen wij uw gegevens?
De beveiliging van persoonlijke informatie en gegevens is erg belangrijk voor ons, en daarom heeft Visa Service Desk een zeer strikt beleid. Zoals uiteengezet in punt 7 van deze verklaring, moeten wij persoonsgegevens verstrekken aan de landen van bestemming van onze klanten, die zich mogelijk buiten de EU bevinden. Deze landen, overheden, ambassades en de door hen ingeschakelde derden zijn zelf verantwoordelijk voor de beveiliging van de persoonsgegevens die zij ontvangen. Daarnaast maakt Visa Service Desk alleen gebruik van derden die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken binnen de EU. Visa Service Desk draagt er zorg voor dat de door ons ingeschakelde partijen alle persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met ons strikte beleid.
Daarnaast hanteren wij diverse technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of anderszins in verkeerde handen terecht kunnen komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy en gegevensbeveiliging. Wij zorgen ervoor dat als wij uw persoonsgegevens doorsturen naar andere organisaties, zoals onze programmeurs, deze organisaties zich houden aan onze hoge standaarden.
9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Visa Service Desk draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is, tenzij wij om wettelijke redenen of op grond van specifieke regelgeving verplicht zijn deze persoonsgegevens langer te bewaren.
10. Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens?
Visa Service Desk vindt het belangrijk dat onze klanten hun rechten op basis van de wet goed kunnen uitoefenen. Deze rechten worden gewaarborgd door de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Daarom hebben we het heel gemakkelijk gemaakt om contact met ons op te nemen:
- Het recht op inzage: U heeft het recht om in te zien welke persoonsgegevens wij van u verwerken.
- Het recht op correctie: Als de persoonsgegevens die wij van u verwerken onjuist zijn, heeft u het recht om deze te laten wijzigen.
- Het recht op vergetelheid: Als wij uw persoonsgegevens niet langer nodig hebben voor het doel waarvoor wij deze hebben ontvangen, heeft u het recht om ons te vragen deze te wissen. Hierop zijn een aantal uitzonderingen, zoals onze verplichting om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de Belastingdienst.
- Het recht op beperking: Gedurende de periode waarin wij bezig zijn te bepalen of uw gegevens moeten worden gecorrigeerd, om te bepalen of de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan verzoekt, of om te bepalen of uw gegevens moeten worden verwijderd of dat u bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking van uw gegevens, U heeft het recht om de beperking van de verwerking te vragen.
- Het recht op overdraagbaarheid van gegevens: Op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen aan u of een andere organisatie van uw keuze. U kunt dit recht alleen uitoefenen als de gegevens worden verwerkt op basis van toestemming of overeenkomst.
- Het recht om bezwaar te maken: Als wij uw gegevens verwerken op basis van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk om bezwaar te maken, waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing heeft u altijd het recht om bezwaar te maken.
11. Indienen van een klacht bij de bevoegde autoriteit: de Autoriteit Persoonsgegevens
Visa Service Desk streeft ernaar om ervoor te zorgen dat al onze klanten tevreden zijn. Ook al doen we er alles aan om dit te bereiken, het kan voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Als het gaat om de bescherming van persoonsgegevens, dan is het voor u mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via deze link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons
12. Hoe kunt u contact met ons opnemen?
Als u vragen heeft of als u meer informatie wilt over uw rechten op het gebied van gegevensbeveiliging, neem dan contact met ons op via de volgende methoden:
- E-mailadres: privacyofficer@visaservicedesk.com
- Postadres: Visa Service Desk B.V., info@visaservicedesk.com
- Telefoon: +31 85 051 2525
13. Versiebeheer en updates
Visa Service Desk behoudt zich het recht voor om deze Privacyverklaring bij te werken. We zullen gebruikers op de hoogte stellen van belangrijke wijzigingen via e-mail of een kennisgeving op onze website. De datum van de laatste versie wordt altijd bovenaan deze verklaring vermeld.