Klantenscore 9.3

Trustpilot

Privacyverklaring

Privacyverklaring 
Privacyverklaring Visa Service Desk B.V. 
Datum: 14 augustus 2019 , versie 1 
 
Samenvatting 
Visa Service Desk verwerkt uw gegevens om u de diensten te leveren waarvoor u bij ons klant bent. Het draait hierin om de levering van diensten en onderzoek naar hoe wij onze service kunnen verbeteren. Naast uw toestemming gebruiken wij de met u of uw werkgever gesloten overeenkomst als grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens. Wij delen deze gegevens alleen met anderen als dit voor de uitvoering van de overeenkomst noodzakelijk is of indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn. 
 
1. Inleiding  
Visa Service Desk verwerkt uw persoonsgegevens zorgvuldig, veilig en vertrouwd. Wij vinden het belangrijk dat u vertrouwen heeft in onze organisatie rondom al onze diensten en producten. Daarom doen we er graag alles aan om uw privacy te beschermen. De regels over het beschermen van uw privacy zijn vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming, waarbij de Autoriteit Persoonsgegevens toezicht houdt op de naleving van de wet. Visa Service Desk handelt binnen de kaders van de wet. 
 
1.1    Opbouw privacyverklaring 
Visa Service Desk is de organisatie verantwoordelijk voor de verwerking van uw gegevens. In de onderstaande paragrafen beschrijven we welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doelen we dit doen. Ook lichten we toe voor welke diensten we de gegevens verwerken en op basis van welke grondslag we dit mogen doen. Het delen van gegevens met andere partijen is belicht, evenals het verwerken van persoonsgegevens buiten de EU. De beveiliging van persoonsgegevens komt aan bod samen met het behandelen van de bewaartermijnen. Als laatst is een onderdeel toegevoegd over welke rechten u als betrokkene heeft en de mogelijkheid om een klacht in te dienen of contact op te nemen met Visa Service Desk.
 
1.2    Wat zijn persoonsgegevens? 
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die herleidbaar zijn tot een persoon. Voorbeelden hiervan zijn uw naam, adres, telefoonnummer en rekeningnummer. Soms aggregeren of anonimiseren we uw persoonsgegevens zodat u niet meer herleidbaar bent als persoon. Daarnaast zijn er ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens zoals vingerafdruk, godsdienst of levensovertuiging, en medische gegevens. Wettelijk is het verboden om bijzondere persoonsgegevens te verwerken, tenzij de organisatie een beroep kan doen op een specifieke uitzondering. Een voorbeeld hiervan is het met toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst gebruiken van een vingerafdruk of medische informatie voor de aanvraag van een reisdocument (visum). 

1.3  Wie is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens? 
Visa Service Desk is de juridische verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
 
1.4    Wie is de functionaris van gegevensbescherming, privacy officer of contactpersoon voor privacy? 
Visa Service Desk heeft geen functionaris gegevensbescherming in dienst, en is hiertoe ook niet verplicht op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Wel heeft Visa Service Desk een contactpersoon  voor privacy in dienst. Voor vragen kunt u contact opnemen met het volgende e-mailadres privacyofficer@visaservicedesk.com  


2.Welke persoonsgegevens gebruiken wij voor onze diensten en producten?
Voor het uitvoeren van onze diensten en producten gebruiken en verwerken wij de volgende persoonsgegevens:
 
2.1    Welke gegevens verstrekt u aan ons?  
Persoonsgegevens kunnen voor het gemak worden onderverdeeld in categorieën. Wij gebruiken de volgende categorieën persoonsgegevens van u: 

A.    Naam en contactgegevens: 
Dit zijn uw voor- en achternaam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres en  telefoonnummer. 

B.    Betaalgegevens
Dit betreft het rekeningnummer op basis waarvan u de betaling aan Visa Service Desk heeft verricht.

C.    Gegevens over de burgerlijke staat en nationaliteit: 
Dit betreft gegevens als paspoort, nationaliteit, foto, burgerlijke status, gegevens over de ouders, en gezinsgegevens.

D.    Financiële gegevens:
Dit zijn gegevens met uw rekeningnummer, uw salaris en bankafschriften. 

E.    Gegevens over werk en opleiding: 
Dit zijn de gegevens over uw diploma’s. 

F.    Reishistorie en -gegevens
De gegevens over uw toekomstige reis, bestemming(en), aard van reisbezoek, en uw reisgeschiedenis.

G.    Overige specifieke gegevens afhankelijk per land 
Afhankelijk van het land of de landen waarvoor wij onze diensten ten behoeve van reisdocumenten en legalisaties aan u leveren worden meer gedetailleerde persoonsgegevens of informatie van u gevraagd. Waaronder: social media, verzekering(en), gezondheidsgegevens en strafrechtelijke veroordelingen. 

2.2  Welke gegevens verzamelen wij over u?  
Visa Service Desk verzamelt geen gegevens bij derde partijen. De enige gegevens die wij verwerken, ontvangen we van de betrokkenen zelf. 
 
3. Voor welke doelen gebruiken wij uw gegevens? 
Wij gebruiken de genoemde persoonsgegevens voor verschillende doelen. Voor het gemak gebruiken wij (generieke) hoofddoelen en (specifiekere) subdoelen. 

Leveren van diensten 
1. Inschrijven in onze systemen 
2. Opmaken van de overeenkomst voor  het leveren van de diensten
3. Het verstrekken van gegevens aan ambassades of hiervoor ingeschakelde derden  ten behoeve van de uitvoering van de diensten op het gebied van reisdocumenten en legalisaties
4. Klantenservice 
5. Authenticatie van de klant 
6. Transacties uitvoeren en rekeningoverzichten versturen 

Onderzoek en statistiek 
1. Bijhouden van aantal nieuwe klanten 
2. Analyseren van deze data 
3. Verbeteren van onze website 

Juridische geschillen 
1. Het afhandelen van dossiers met een juridisch geschil 

 
4. Op basis van welke grondslagen gebruiken wij uw gegevens? 
Toestemming 
Visa Service Desk gebruikt voor het versturen van de nieuwsbrief als grondslag ‘toestemming’. Deze toestemming wordt gevraagd via de website, waarbij de klant het e-mailadres kan invullen en een hokje kan aanvinken. De toestemming bewaart Visa Service Desk ter registratie. 

Overeenkomst 
Visa Service Desk gebruikt persoonsgegevens voor het uitvoeren van de dienstverlenings-overeenkomst ten behoeve van de aanvraag en verstrekking van reisdocumenten en legalisaties. Voordat deze overeenkomst tot stand komt, wordt een klant ingeschreven in het systeem, dit wordt aangemerkt als de precontractuele fase. 
 
5. Bestaan van geautomatiseerde individuele besluitvorming 
Visa Service Desk maakt geen gebruik van geautomatiseerde individuele besluitvorming, omdat dit voor onze dienstverlening niet nodig is. Dit houdt in dat Visa Service Desk bijvoorbeeld niet aan profiling doet. 
 
6. Delen wij uw gegevens met andere partijen? 
Visa Service Desk deelt persoonsgegevens met organisaties die zijn ingeschakeld bij de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst. Dit zijn in elk geval ambasades, website beheerder en hostingpartij. Zij verwerken in opdracht van ons persoonsgegevens om de juiste dienstverlening aan u te kunnen leveren. 

Verder verstrekt Visa Service Desk in verband met de aanvraag en verstrekking van reisdocumenten en legalisaties persoonsgegevens aan ambassades van landen of door landen aangewezen organisaties. 

Daarnaast maakt Visa Service Desk gebruik van een aantal leveranciers van bijvoorbeeld softwareprogamma’s. De leveranciers van deze programma’s hebben toegang tot de persoonsgegevens en maken back-ups voor ons. Deze leveranciers zijn onze verwerkers, en wij hebben een verwerkersovereenkomst gesloten om afspraken vast te leggen over bijvoorbeeld de zorgvuldige omgang met uw gegevens. 

Soms is Visa Service Desk verplicht om op grond van wettelijke verplichtingen persoonsgegevens te verstrekken aan opsporingsinstanties. Dit doen wij alleen indien deze wettelijke plicht bestaat, anders niet. 

Visa Service Desk zorgt ervoor dat de gegevensuitwisseling met derden binnen de wettelijke kaders valt. Dit houdt onder andere in dat we afspraken maken met de derde partijen om te zorgen dat zij passende organisatorische en technische maatregelen nemen om klanten te kunnen verzekeren dat de privacy gewaarborgd is. Dergelijke afspraken kunnen echter niet worden gemaakt met de landen, ambassades en  door hen ingeschakelde derden voor de aanvraag en verwerking van onder meer de visumaanvraag. Deze landen, ambassades en door hen ingeschakelde derden bepalen zelf de voor hen geldende eigen nationale wet- en regelgeving en de door deze landen op basis van de eigen nationale regels te stellen inreis- en visumvoorwaarden.
 
7. Worden uw gegevens buiten de EU gebracht? 
Voor de levering van de diensten die wij bieden op het gebied van reisbescheiden en legalisaties is het noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens verstrekken aan het land van uw reisbestemming. Dit betekent dat vanwege de uitvoering van de dienstverleningsovereenkomst voor de aanvraag of verstrekking van de reisdocumenten of legalisaties noodzakelijk is dat wij gegevens aan deze landen verstrekken. Dit kan afhankelijk van uw reistbestemming ook een land zijn die buiten de EU is gelegen. Deze landen en instanties zijn hiervoor op basis van de eigen nationale wet- en regelgeving zelfstandig bevoegd. 

Met andere partijen die in opdracht van Visa Service Desk persoonsgegevens verwerken, dragen wij er zorg voor dat deze organisaties binnen de EU de persoonsgegevens verwerken. 

8. Hoe beveiligen wij uw gegevens? 
Omdat de beveiliging van persoonsgegevens erg belangrijk is, heeft Visa Service Desk daarom een strikt beleid. Zoals onder punt 7 van dit statement duidelijk is gemaakt, moeten wij persoonsgegevens verstrekken aan het land van bestemming, dat ook buiten de EU gelegen kan zijn. De landen, ambassades en de door hen ingeschakelde derden dragen zelf zorg voor de beveiliging van de door hen ontvangen persoonsgegevens. Verder maakt Visa Service Desk enkel gebruik van partijen die in opdracht van ons persoonsgegevens verwerken binnen de EU. Bij die partijen zorgt Visa Service Desk ervoor dat deze door ons ingeschakelde partijen de persoonsgegevens verwerken conform ons strikte beleid.

Bovendien hanteren we verschillende technische en organisatorische maatregelen om ervoor te zorgen dat de persoonsgegevens niet misbruikt kunnen worden of op een andere manier in handen van de verkeerde persoon terecht komen. Voorbeelden van deze maatregelen zijn het gebruik van encryptie en het trainen van onze medewerkers op het gebied van privacy. Wij zorgen ervoor dat, indien we uw persoonsgegevens aan andere organisaties zoals de verwerkers doorsturen, deze organisaties dus dezelfde maatstaven aanhouden. 
 
9. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?  
Visa Service Desk draagt er zorg voor dat uw persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan nodig is, tenzij wij vanwege wet- of regelgeving verplicht zijn deze persoonsgevens langer te bewaren. 

Naam en contactgegevens 
Voor de dienstverleningsovereenkomst bewaren we deze gegevens tot 2 jaar na beëindiging of levering van de dienstverleningsovereenkomst.  

Betaalgegevens 
Deze gegevens bewaren we zolang de dienstverleningsovereenkomst loopt, en daarna nog 7 jaar. In het geval van een betaalde dienst, bewaren we de eventueel opgeslagen gegevens ook 7 jaar na de laatste transactie. Dat is de wettelijk verplichte bewaartermijn. 

Gegevens met betrekking tot de aanvraag en verstrekking van reisdocumenten en legalisaties 
De persoonsgegevens ten behoeve van de aanvragen van reisdocumenten en legalisaties worden drie maanden bewaard tenzij de klant expliciet aangeeft dat het langer bewaard mag worden in verband met terugkerende dienstverlening aan de klant. Dit betreft de volgende categoriëen persoonsgegevens: 
-    Gegevens over de burgerlijke staat en nationaliteit
-    Financiële gegevens 
-    Gegevens over werk en opleiding
-    Reishistorie en -gegevens
-    Overige specifieke gegevens afhankelijk per land


10. Welke rechten heeft u op basis van de verwerking van persoonsgegevens? 
Visa Service Desk vindt het belangrijk dat de klant de rechten op basis van de wet goed kan uitoefenen. Daarom is het heel makkelijk om via onder andere de website contact op te nemen met ons: 
•    Het recht van inzage: u hebt het recht om inzage te krijgen in welke persoonsgegevens wij van u verwerken; 
•    Het recht van correctie: indien de persoonsgegevens die wij van u verwerken niet juist zijn, hebt u het recht om deze aan te laten passen; 
•    Het recht van verwijdering: indien wij uw persoonsgegevens niet meer nodig hebben voor het doel waarvoor we ze hebben gekregen, hebt u het recht ons te vragen deze te verwijderen. Hier zijn een aantal uitzonderingen op, zoals onze plicht om bepaalde gegevens te bewaren voor onder andere de belastingdienst; 
•    Het recht van beperking: gedurende de periode dat we bezig zijn om te bepalen of uw gegevens gerectificeerd moeten worden, het bepalen van de onrechtmatigheid van gegevensverwerking, het bepalen of gegevens verwijderd moeten worden of u bezwaar hebt ingediend tegen de verwerking, hebt u het recht om de beperking van de verwerking aan te vragen; 
•    Het recht van dataportabiliteit: op uw verzoek moeten wij alle persoonsgegevens die wij van u hebben overdragen naar u of een andere organisatie naar uw keuze. U kunt alleen van dit recht gebruikmaken indien de gegevens worden verwerkt op grond van toestemming of overeenkomst; 
•    Het recht van bezwaar: indien wij gegevens verwerken op grond van gerechtvaardigd belang of algemeen belang, is het mogelijk bezwaar te maken waarna een belangenafweging zal volgen. In het geval van direct marketing hebt u altijd het recht van bezwaar. 
 
Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar privacyofficer@visaservicedesk.com. 

 
11. Klacht indienen bij de bevoegde autoriteit: Autoriteit Persoonsgegevens  
Visa Service Desk vindt het belangrijk om tevreden klanten te hebben. Ook al doen wij er alles aan om dit na te streven, kan het voorkomen dat u als klant niet tevreden bent. Het is mogelijk om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, indien het gaat om de bescherming van persoonsgegevens. Dit kan via: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons 

 
12. Hoe kunt u contact met ons opnemen? 
Komt u er niet uit of wilt u graag extra informatie over het inroepen van uw rechten dan kunt u mailen naar privacyofficer@visaservicedesk.com. 

Visa Service Desk helpt bedrijven en particulieren bij de aanvraag van een visum of legalisatie. Hierbij assisteren wij u administratief en verzorgen wij de complete afhandeling bij de relevante ambassade/ het consulaat. Voor deze service berekenen wij bemiddelingskosten. Wij zijn geen overheidsinstantie of daaraan gelieerd.  Alle door u te betalen kosten zijn duidelijk zichtbaar en volledig transparant tijdens het plaatsen van uw aanvraag op onze website. U heeft ook de mogelijkheid om uw aanvraag rechtstreeks in te dienen bij de betreffende overheidsinstantie. Wanneer u een aanvraag via ons platform doet, betaalt u nooit meer voor de consulaire kosten dan bij de ambassade/ het consulaat.

Contact