Van diploma’s tot huwelijksaktes, exportcertificaten of facturen: het legaliseren van uw Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland is een vak apart. Visa Service Desk (VSD) is hierin de onbetwiste specialist. Lees welke legalisaties en documenten u nodig heeft om onbezorgd samen te werken met buitenlandse instanties.

 

Zorgvuldig en snel legaliseren Nederlandse documenten

De route om officiële documenten te laten legaliseren, kan lang zijn. Wanneer u bijvoorbeeld goederen exporteert en de douane op de eindbestemming een certificaat van oorsprong nodig heeft, is er soms geen tijd te verliezen – u wilt dat de verzending zo soepel en snel mogelijk verloopt. Of misschien wilt u naar het buitenland verhuizen en hebben de lokale autoriteiten een bewijs nodig van uw burgerlijke staat – ook dan loopt u liever geen vertraging op. 

Ook na het vertrek van Groot-Brittannië uit de Europese samenwerking (de ‘Brexit’) kan het voorkomen dat uw zakelijke of particuliere documenten een nieuwe legalisatie nodig hebben.

Kortom, het snel en zorgvuldig legaliseren van Nederlandse documenten is van belang om zorgeloos zaken te doen met buitenlandse instanties, of om zorgeloos te wonen en te werken in het buitenland. Visa Service Desk is gespecialiseerd in het legaliseren van de volgende soorten documenten:

 

Legaliseren van documenten voor export

Certificaat van oorsprong

In dit document staat vermeld waar uw goederen vandaan komen. Het wordt uitgegeven door de Kamer van Koophandel. Via de zogeheten Market Access Database kunt u gemakkelijk nagaan of u een Certificaat van Oorsprong nodig heeft. De aanleiding voor het opmaken van dit document verschilt namelijk, omdat het afhankelijk is van regels omtrent antidumping, handelspolitiek, een boycot of de afspraken in een Letter of Credit.

Certificaat van Oprichting

Het Certificaat van Oprichting is een wettelijk verplicht en notarieel vastgelegd document dat nodig is bij het oprichten van een stichting, bv of nv. Hierin worden de statuten van de rechtsvorm omschreven met onder meer bepalingen rond de naam, de zetel en het doel van de rechtspersoon. Voordat de vennootschap bij de Kamer van Koophandel wordt ingeschreven, controleert de notaris of aan alle wettelijke eisen is voldaan.

CPP Certificaat

Dit exportcertificaat is van toepassing op farmaceutische producten en verklaart dat u over de juiste vergunningen beschikt. Een CPP wordt afgegeven op verzoek van de registratiehouder, fabrikant of exporteur van een farmaceutisch product, en is bedoeld om de instanties in het importerende land te informeren over die vergunningen.

Distributieovereenkomst

In een distributieovereenkomst wordt vastgelegd dat een leverancier producten verkoopt aan een distributeur, die deze vervolgens doorverkoopt. Een legalisatie is nodig om ervoor te zorgen dat deze overeenkomst wordt erkend door het land van bestemming.

EUR-1

Met een door de Kamer van Koophandel afgegeven EUR-1-certificaat komt u in het land van bestemming in aanmerking voor een lager invoertarief en mogelijk zelfs een gehele vrijstelling. Dit geldt alleen voor landen in de Europese Unie waarmee een handelsakkoord is afgesloten. Een EUR-1-certificaat is niet verplicht, maar wel zinvol omdat het kosten bespaart.

EUR MED

Dit certificaat is een variant op het EUR-1-document en geldt alleen voor zakendoen met landen met een Pan-Euro-Mediterrane overeenkomst. Hiermee wordt het mogelijk dat producten of grondstoffen meetellen voor het bepalen van de oorsprong. Ook dit certificaat is niet verplicht, maar biedt kansen om producten verder te exporteren naar andere partnerlanden.

Facturen

Sommige buitenlandse douanes eisen dat facturen zowel gecertificeerd als gelegaliseerd zijn. De gecertificeerde facturen krijgen bij de ambassade in het land van bestemming een legalisatie. Goederen kunnen niet eerder worden verzonden nadat de facturen zijn gelegaliseerd.

GMP-Certificaat

GMP staat voor Good Manufacturing Practices. Een GMP-certificaat waarborgt de kwaliteit van produceren in de humane, farmaceutische en cosmetische industrie, alsmede de voedingsmiddelenindustrie. In een GMP-certificaat is vastgelegd hoe en onder welke omstandigheden een product wordt gemaakt. Alle grondstoffen en productvarianten worden tijdens de productie gecontroleerd via een bereidingsprotocol. Een GMP-certificaat moet eerst worden gelegaliseerd voordat het in het land van bestemming erkenning krijgt.

Uittreksel KvK

Een uittreksel van de Kamer van Koophandel (KvK) is het officiële bewijs van inschrijving in het Handelsregister. Hierin staan gegevens over onder meer de rechtspersoon, de onderneming en de vestiging(en). Een KvK-uittreksel kan worden gevraagd voor bijvoorbeeld visumaanvragen, voor import- en exportregulering of het opstellen van distributieovereenkomsten.

Volmacht

Een volmacht is een verklaring waarin iemand een andere persoon de bevoegdheid geeft om (rechts)handelingen uit te voeren. Er zijn verschillende vormen van volmachten: ‘uitdrukkelijk’ of ‘stilzwijgend’, algemeen of bijzonder.

 

Legaliseren van documenten voor particulieren

Diploma(‘s)

Een diploma wordt afgegeven door bijvoorbeeld een hogeschool of universiteit en is vaak vereist voor het krijgen van een werk- of verblijfsvisum. Dit document moet worden gelegaliseerd voordat het erkenning krijgt in het land van bestemming.

Geboortecertificaat

Een geboortecertificaat (ook wel geboorteakte of geboortebewijs genoemd) kan nodig zijn bij bijvoorbeeld emigratie of een baan in het buitenland.

Huwelijksakte

Een huwelijksakte is een schriftelijk bewijs dat uw huwelijk is vastgelegd in de Nederlandse burgerlijke stand. Wanneer u met uw echtgenoot of echtgenote naar een ander land wilt verhuizen en een visum aanvraagt, moet u de autoriteiten een huwelijksakte kunnen overleggen. De akte moet echter wel eerst zijn gelegaliseerd.

Medische verklaring

In een medische verklaring, opgesteld door een arts of gekwalificeerde zorgverlener, wordt het resultaat van een medisch onderzoek bevestigd. Soms zijn medische verklaringen nodig voor het aanvragen van een visum. Deze verklaring zal eerst in Nederland moeten worden gelegaliseerd. Sinds de aangescherpte maatregelen rond de coronapandemie vragen veel luchtvaartmaatschappijen ook een Fit to Fly Health Certificate, waarin het risico wordt beoordeeld dat iemand voor zichzelf of anderen vormt tijdens een vliegreis. Ook dit certificaat heeft een legalisatie nodig.

Overlijdensakte

In een overlijdensakte is het overlijden van een persoon wettig vastgelegd. Een uittreksel of afschrift van een overlijdensakte kan in verschillende situaties nodig zijn, bijvoorbeeld bij het aanvragen van het pensioen voor de nabestaande partner, het afhandelen van financiële zaken van de overledene of het openen van een testament.

Verklaring omtrent gedrag (VOG)

Een VOG is een document waaruit blijkt dat iemands justitiële verleden geen bezwaar is voor het uitvoeren van een taak of functie. Een VOG kan nodig zijn bij verhuizing naar het buitenland, of het aanvaarden van een baan in een ander land. In veel gevallen is het een verplicht document bij de aanvraag van een visum. Het document moet daarom eerst in Nederland worden gelegaliseerd.

Volmacht

Een volmacht is – ook in particuliere situaties – een verklaring waarin iemand een andere persoon de bevoegdheid geeft om (rechts)handelingen uit te voeren. Er zijn verschillende vormen van volmachten: ‘uitdrukkelijk’ of ‘stilzwijgend’, algemeen of bijzonder.

Woonplaatsverklaring

In dit document meldt de Belastingdienst of een andere Nederlandse overheidsinstantie formeel wat uw woonplaats is. Wanneer de verklaring is gelegaliseerd, kunt u er bijvoorbeeld in het buitenland mee aantonen dat u volgens de overheid niet meer – of juist wel – in Nederland woont. Hiermee voorkomt u dubbele belasting of onterechte uitkeringen.

Beëdigde vertalingen

Nederlandse documenten die voor gebruik in het buitenland zijn gelegaliseerd, moeten altijd beëdigd zijn vertaald. Wanneer u besluit te emigreren, trouwen of scheiden in een ander land, is het altijd nodig om rijbewijzen, paspoorten, uittreksel of geboorteakten te laten vertalen en voorzien van een verklaring door de beëdigde vertaler.

Naast legalisaties zorgt Visa Service Desk ook voor een officiële (beëdigde) vertaling van uw documenten.

 

Meer informatie over het legaliseren van uw documenten?

Wilt u meer informatie over het laten legaliseren van uw Nederlandse documenten voor gebruik in het buitenland? Neem dan contact met ons op. Wij helpen u graag